Tiêu chuẩn ISO 50001 : 2018 có sự kết hợp với Lean Six Sigma

Bài viết này nhằm cung cấp cho độc giả một cách hiểu sâu hơn về liên kết các yêu cầu mới của tiêu chuẩn ISO 50001: 2018 và hơn nữa một cách nhìn kết hợp hài hòa yếu tố Lean Six sigma khi xây dựng một EnMS và thực thi chúng tại các tổ chức liên quan đến áp dụng trong thực tiễn được nêu ra trong khuôn khổ Bài viết này như:  Hoạch định thu thập dự liệu nói chung trong Lean Six sigma và Hoạch định thu thập dự liệu năng lượng (6.6 Planning for collection of energy data), tiếp theo là Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện (8.1 Operational planning and control – ISO 50001 : 2018) liên quan đến kiểm soát vận hành và kỹ thuật bảo trì thông qua chỉ số hiệu quả tổng thể của thiết bị  (OEE - Overall equipment effectiveness) và Bảo trì Hiệu suất Toàn diện (TPM - Total productive maintenance) trong Lean Six sigma. Một số thay đổi lớn trong tiêu chuẩn mới và cánh nhìn hài hòa khác bao gồm:

-  Cách tiếp cận tích hợp dựa trên Phụ lục SL-cấu trúc cấp cao ISO (HLS) mang lại một khuôn khổ chung cho tất cả hệ thống quản lý dễ dàng hơn để kết hợp của họ hệ thống quản lý năng lượng vào quy trình kinh doanh cốt lõi và nhận được nhiều hơn sự tham gia của các quản lý cấp cao.

- Lãnh đạo và sự tập trung lớn hơn nhiều vào người đứng đầu để chứng minh trách nhiệm của lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý năng lượng. Ngoài ra Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm đảm bảo tầm quan trọng của hiệu quả quản lý năng lượng được truyền đạt và được hiểu bởi tất cả các bên và đảm bảo rằng EnMS đạt được kết quả đầu ra dự kiến.

- Định hướng kinh doanh bao gồm cả quản lý năng lượng dựa trên phương pháp tiếp cận rủi ro rộng hơn và các cơ hội được xác định. Cách tiếp cận mạnh mẽ này sẽ cho phép xác định các cơ hội góp phần cải thiện hơn nữa trong hiệu suất năng lượng. Tổ chức sẽ cải thiện khả năng xác định và quản lý rủi ro hiệu quả hơn trong bối cảnh quản lý năng lượng được đặt trong định hướng kinh doanh chung của tổ chức.

-  Hoạch định ngay từ ban đầu và cải thiện các phần về thu thập và chuẩn hóa dữ liệu năng lượng: Nhằm đảm bảo một Kế hoạch sẽ chỉ định dữ liệu cần thiết để giám sát các đặc trưng chính của EnMS và nêu cách thức, tần suất của dữ liệu sẽ được thu thập và ghi lại (Mục 6.6, 9.1 của ISO 50001 : 2018) và được làm rõ hơn trong yêu cầu 4.6.1 Theo dõi, đo lường và phân tích của ISO 50004 : 2014.

- Làm rõ các khái niệm chính liên quan đến hiệu suất năng lượng giúp cho việc thực thi áp dụng hiệu lực hơn điều này được mở rộng đến 35 khái niệm mới từ 3.1.1 đến 3.5.6 đã được làm rõ và trong cách nhìn tác giả chỉ đề cập đến khái niệm “giảm sự sai lệch đáng kể” trong kiểm soát vận hành và làm tốt hơn kỹ thuật bảo trì tại Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện (Mục 8.1 của ISO 50001 : 2018) thông qua kiểm soát vận hành tối ưu và làm tốt hơn kỹ thuật bảo trì với chỉ số hiệu quả tổng thể của thiết bị  OEE và Bảo trì Hiệu suất Toàn diện (TPM) được nhấn mạnh là nhóm các tiêu chí quan trọng mà thiếu các tiêu chí này có thể dẫn đến sai lệch đáng kể khỏi kết quả thực hiện năng lượng dự kiến (Đối với các Cơ sở sử dụng năng lượng trọng điểm trong thực tế hiện nay cải tiến kiểm soát vận hành có một công cụ tốt đó là thông qua Kiểm toán năng lượng định kỳ để chỉ ra  các vấn đề trong vận hành, bảo dưỡng).

Chỉ số OEE (%) = Khả năng sẵn sàng (%) x Hiệu suất (%) x Chất lượng (%). Trong đó các tỉ số cấu thành đang phản ánh năng suất hay tổng thời gian chạy máy hữu ích, sự hoạt động tốt và bảo trì thiết bị thông qua hiệu suất thiết bị và tỉ lệ sản phẩm đạt trong kỳ tính tương ứng (Tham khảo https://www.youtube.com/watch?v=bYcWIEEzrEM)

Chúng ta hãy cùng xem mục 6.6 của ISO 50001 : 2018 yêu cầu:

Dữ liệu năng lượng được thu thập (hoặc thu được thông qua việc đo lường khi có thể áp dụng) và được lưu giữ bằng thông tin dạng văn bản (xem 7.5) phải bao gồm:

a) các biến liên quan đối với các SEU;

b) việc tiêu thụ năng lượng liên quan đến (các) SEU and to the organization;

c) tiêu chí vận hành liên quan đến các SEU;

d) yếu tố tĩnh, nếu áp dụng được;

e) dữ liệu quy định trong kế hoạch hành động.

Kế hoạch thu thập dữ liệu năng lượng phải được xem xét theo các khoảng thời gian xác định và phải được cập nhật khi thích hợp.

Tổ chức phải đảm bảo rằng thiết bị sử dụng cho việc đo lường các đặc trưng chính cung cấp dữ liệu chính xác và có khả năng tái lặp. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản (xem 7.5) về đo lường, theo dõi và các phương thức khác để thiết lập độ chính xác và độ tái lặp.

Vậy trong thực tế yêu cầu này được đáp ứng thế nào ?

Trước hết việc theo dõi, đo lường và phân tích là để thu được và phân tích các dữ liệu nhằm xác định

xem hiệu quả năng lượng có được cải thiện hay không, mức độ cải tiến như thế nào và việc kiểm soát

vận hành có được duy trì hay không ?

Điều này bắt đầu từ cái gì ? Câu trả lời là nó được áp dụng cho các SEU, các biến số liên quan ảnh hưởng tới các SEU, EnPI và các kế hoạch hành động và còn có thể được áp dụng cho bất kỳ hộ sử dụng năng lượng nào theo lựa chọn của tổ chức để tiến hành việc kiểm soát vận hành (Xem 4.6.1 Theo dõi, đo lường và phân tích của ISO 50004 và ISO 50015 cung cấp hướng dẫn về đo lường và kiểm tra xác nhận, bao gồm cả các kế hoạch đo lường).

Như vậy Kế hoạch đo lường năng lượng thường là một đầu ra của quá trình hoạch định năng lượng bới nó ngụ ý đặt trong mục cuối cùng điều 6 của ISO 50001 : 2018.

Dữ liệu (Xem các cách phân tầng dữ liệu, tức là chia dữ liệu thành các nhóm dựa trên các đặc điểm chính như thời gian, địa điểm hoặc điều kiện. Hỏi ai, cái gì, ở đâu và khi nào.). Về Định nghĩa và thủ tục hoạt động (Xác định chính xác cách bạn sẽ thu thập và ghi lại dữ liệu.) là không bắt buộc. Cấu trúc chính trong Kế hoạch thu thập dữ liệu theo Data Collection Plan trong Lean Six sigma có thể gồm: 

• Dữ liệu gì được đo
• Loại đo lường : kết quả hoặc đo lường quá trình, kiểu dữ liệu (dữ liệu liên tục hoặc rời rạc)
• Cách đo như thế nào: Bao gồm các đơn vị đo lường khi thích hợp. Hãy chắc chắn để kiểm tra và giám sát các thủ tục / dụng cụ đo lường.
• Các yếu tố phân tầng hoặc nguyên nhân tiềm năng mà bạn muốn theo dõi khi bạn thu thập dữ liệu và ghi lại. Các yếu tố liên quan đến các khu vực khác có ảnh hưởng đến kết quá đo.
• Cách lấy mẫu đo dữ liệu, tỉ lệ mẫu và độ tin cậy
• Ghi vào đâu, nơi ghi lại: mẫu đính kèm, vvv

Như vậy kế hoạch thu thập dữ liệu theo Data Collection Plan là tương thích với yêu cầu 4.6.1 Theo dõi, đo lường và phân tích của ISO 50004 nhằm hướng dẫn áp dụng cho ISO 50001 : 2018 cụ thể là:

Kế hoạch đo lường này cần mô tả những nội dung sau:

a) những gì được đo lường và theo dõi;

b) tại sao chúng lại được đo;

c) chúng được đo như thế nào (ví dụ: thiết bị, phương pháp, tính chính xác và độ lặp lại, hiệu chuẩn);

d) các giá trị được mong muốn;

e) sai lệch đáng kể đối với phép đo;

f) hành động sẽ được thực hiện khi có sự sai lệch đáng kể;

g) người chịu trách nhiệm đối với việc thu thập dữ liệu và đo lường;

h) hồ sơ nào được lập và ở đâu;

i) liệu bất kì phép đo nào hay thông số nào là những quá trình đặc biệt hay tuyệt đối an toàn;

j) các nhu cầu đo lường trong tương lai.

Cuối cùng việc thực hiện kế hoạch thu thập dữ liệu (xem 6.6) là nhằm đánh giá cải tiến kết quả thực hiện năng lượng và chứng minh hiệu lực của EnMS (Xem mục A.9.1 của ISO 50001 : 2018).

Chúng ta hãy cùng xem mục 8.1 của ISO 50001 : 2018 yêu cầu:

Tổ chức phải hoạch định, thực hiện và kiểm soát các quá trình liên quan đến các SEU (xem 6.3) của mình, cần thiết cho việc đáp ứng các yêu cầu và cho việc thực hiện các hành động xác định ở 6.2, thông qua việc:

a)     thiết lập tiêu chí đối với các quá trình, bao gồm cả việc vận hành và duy trì có hiệu lực cơ sở vật chất, thiết bị, hệ thống và các quá trình sử dụng năng lượng, mà nếu thiếu các tiêu chí này có thể dẫn đến sai lệch đáng kể khỏi kết quả thực hiện năng lượng dự kiến;

CHÚ THÍCH: Tiêu chí về “sai lệch đáng kể” do tổ chức xác định

b)    trao đổi thông tin (xem 7.4) về các tiêu chí này với (các) cá nhân liên quan làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức;

c)     thực hiện kiểm soát các quá trình theo các tiêu chí này, bao gồm cả việc vận hành và duy trì cơ sở vật chất, thiết bị, hệ thống và các quá trình sử dụng năng lượng theo các tiêu chí được thiết lập;

d)    duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản (xem 7.5) ở mức độ cần thiết để có sự tin tưởng rằng các quá trình được thực hiện như đã hoạch định.

Tổ chức phải kiểm soát những thay đổi theo hoạch định và xem xét các hệ quả của những thay đổi ngoài dự kiến, thực hiện hành động để giảm nhẹ mọi tác động bất lợi khi cần.

Tổ chức phải đảm bảo rằng các SEU và các quá trình thuê ngoài liên quan đến các SEU (xem 6.3) của tổ chức đều được kiểm soát (xem 8.3).

Hãy khoan nói về các tiểu đề mục từ a) đến d)  mà chúng ta hãy làm rõ khái niệm “giảm sự sai lệch đáng kể khỏi kết quả thực hiện năng lượng dự kiến” do Tổ chức tự xác định. Trong thực tế đi đánh giá việc áp dụng ISO 50001 nói chung và Kiểm soát vận hành nói riêng thường chỉ ra các cơ hội cải tiến trong 4.5.5 còn nhiều tiềm năng thông qua xem xét một loạt biến ảnh hưởng trên cơ sở thu hẹp khoảng sai lệch kết quả đầu ra vận hành Normal hiện tại với giá trị vận hành tối ưu Optimail.

Rõ ràng khi các điều kiện vận hành thay đổi, tiêu thụ năng lượng kỳ vọng và kế hoạch đo lường có thể cần được thay đổi. Vì vậy chúng ta cần phải xác định khi nào có sự sai lệch đáng kể. Sai lệch là sự chệch khỏi mức hiệu quả năng lượng đã xác định hay chấp nhận được. Những sai lệch có thể là tích cực hoặc tiêu cực.

Sự sai lệch tích cực xuất hiện khi hiệu qủa năng lượng tốt hơn mức mong muốn hoặc đã được hoạch

định. Sai lệch tiêu cực xuất hiện khi hiệu quả năng lượng kém hơn mức mong muốn hay đã được

hoạch định. Trong cả hai trường hợp, sai lệch đáng kể đòi hỏi phải có sự điều tra được lập thành hồ

sơ. Việc điều tra về các sai lệch tích cực có thể xác định được những thực hành tốt hay dẫn đến

những kết quả, kết luận để cải tiến kiểm soát vận hành.

Thực hành tốt là sử dụng quá trình hành động khắc phục để điều tra và đáp lại các sai lệch đáng kể. Trong thực tế việc cập nhật hay thay đổi về đào tạo nhân viên theo sự thay đổi trong cách thức kiểm soát vận hành và bảo trì cũng rất quan trọng. Như vậy thông qua kiểm soát vận hành tối ưu và làm tốt hơn kỹ thuật bảo trì trong 8.1 của ISO 50001 : 2018 với chỉ số hiệu quả tổng thể của thiết bị OEE và Bảo trì Hiệu suất Toàn diện (TPM) được nhấn mạnh trong Lean Six sigma. Điều này đó cho thấy sự kết hợp hài hòa với 4.5.5 Kiểm soát vận hành của ISO 50004 : 2014 như sau:

Việc kiểm soát vận hành có thể có nhiều dạng thức như:

- các quy trình dạng văn bản;

- các hướng dẫn vận hành;

- các thông số vận hành chính;

- các thiết bị vật lý (ví dụ như van điều khiển lưu lượng, các hệ thống tự động hoặc các bộ điều khiển

theo lôgic lập trình);

- các điểm đặt;

- thực hiện bảo trì;

- các cá nhân được đào tạo;

- các quy định về thiết kế và các quy định khác;

- các kỹ thuật theo dõi như biểu đồ kiểm soát;

- bất kỳ sự kết hợp nào của những dạng thức trên.

Bảo trì là một yếu tố quan trọng và thường là yếu tố cần chi phí tốn kém của việc kiểm soát vận hành.

- bảo trì phòng ngừa (TPM)

- bảo trì dự phòng; ví dụ như việc theo dõi nhiệt độ, phân tích rung động;

- bảo trì tập trung vào độ tin cậy (sẽ đòi hỏi các kỳ bảo trì cụ thể đối với thiết bị);

- hiệu quả tổng thể đối với thiết bị (OEE);

- bảo trì tổng năng;

- các nguyên tắc khác có thể được áp dụng, ví dụ như “đúng ngay lần đầu tiên” (nghĩa là hướng vào việc

bảo đảm rằng đầu ra mong muốn sẽ đạt được ngay từ lần đầu);

- kế hoạch ứng phó những tình huống bất ngờ.

Lời kết việc xem xét dười góc độ phát triển tiêu chuẩn ISO 50001 : 2018 với các mô dun trong Lean Six sigma trên chỉ là một phần nhỏ trong việc áp dụng thực tiễn cần nhiều nghiên cứu thêm. Rất mong có nhiều sự hợp tác tiếp theo.