Đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu luật pháp và yêu cầu khác

Bài viết này dựa trên yêu cầu của khách hàng về “Việc đáp ứng yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác cũng như yêu cầu đánh giá sự tuân thủ là một trong những vấn đề quan trọng trong quá trình thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường (EMS) cũng như hệ thống quản lý năng lượng (EnMS) nhằm đáp ứng ISO 14001:2004 và ISO 50001:2011” hơn nữa nó hỗ trợ cho những cam kết mạnh mẽ của Lãnh đạo cao nhất trong tuyên bố Chính sách môi trường và năng lượng. Chúng ta hãy xem chi tiết các yêu cầu này:

ISO 14001:2004 chỉ rõ:

4.3.2 Yêu cầu về pháp luật pháp và yêu cầu khác

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một (hoặc các) thủ tục để:

a) Nhận biết và tiếp cận với các yêu cầu về pháp luật thích hợp với các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành có liên quan với các khía cạnh môi trường của mình.

b) Xác định cách thức áp dụng các yêu cầu này đối với các khía cạnh môi trường của tổ chức.

Tổ chức phải đảm bảo rằng các yêu cầu về pháp luật tương ứng với các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành cần đựợc xem xét khi thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý môi trường cho mình.

4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ

4.5.2.1 Nhất quán với cam kết tuân thủ của mình, tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một (hoặc các) thủ tục về định kỳ đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu luật pháp có thể được áp dụng.

Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ của các kết quả đánh giá định kỳ.

4.5.2.2 Tổ chức phải đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu khác mà tổ chức đề ra. Tổ chức có thể kết hợp việc đánh giá này với việc đánh giá sự tuân thủ pháp luật đã nêu trong 4.5.2.1 hoặc thiết lập một (hoặc các) thủ tục riêng.

Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ của các kết quả đánh giá định kỳ.

ISO 50001:2011 chỉ rõ:

4.4.2 Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác

Tổ chức phải nhận biết, thực hiện và có hình thức truy cập thích hợp với các yêu cầu pháp luật

và các yêu cầu khác có liên quan tới việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu quả năng lượng của tổ chức.

Tổ chức phải xác định cách thức áp dụng các yêu cầu này tới việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu

quả năng lượng của tổ chức và phải đảm bảo rằng các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác

này được xét đến trong việc thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý năng lượng.

Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác phải được xem xét tại các khoảng thời gian xác định

4.6.2 Đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác

Tại các khoảng thời gian đã hoạch định, tổ chức phải đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu

pháp luật và yêu cầu khác có liên quan tới việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng của tổ chức.

Hồ sơ kết quả của việc đánh giá sự tuân thủ phải được duy trì.

Tuy nhiên việc hiểu một cách thấu đáo và áp dụng có hiệu lực đang là những khó khăn thách thức bởi tính không cụ thể thực hiện của tiêu chuẩn ISO để áp dụng cho mọi loại hình tổ chức. Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác là một yếu tố có liên quan mật thiết đến quá trình thực hiện EMS và EnMS, từ việc xác định/cập nhật các yếu tố pháp luật liên quan, xem xét yêu cầu pháp luật mới được ban hành có thể làm ảnh hưởng đến EMS/EnMS đang được triển khai, thiết lập mục tiêu /tiêu chí đánh giá liên quan đến hoạt động đánh giá sự tuân thủ và cuối cùng kết nối vào xem xét của Lãnh đạo. Thực tế áp dụng tại nhiều tổ chức chỉ ra rằng:

Cập nhật yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác còn yếu:

Một trong những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và ISO 50001 là tính cập nhật yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác, đồng thời phải xem xét đến các yêu cầu này trong quá trình thực hiện, duy trì và cải tiến EMS/EnMS. Chính vì vậy, nếu như các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác không được cập nhật một cách thường xuyên và đầy đủ thì hàng loạt yếu tố của EMS/EnMS không được thực hiện theo. Đồng thời quá trình xem xét các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác để áp dụng vào EMS/EnMS cũng không được thực hiện. Các biện pháp sau đây thường được áp dụng để cập nhật nội dung này:

- Thông qua công báo
- Dựa vào các trang web
- Thông tin với đơn vị tư vấn
- Thông qua cơ quan quản lý hữu quan
- Thông qua đơn vị tư vấn luật

Có thể thấy rằng, mặc dù phương pháp cập nhật được xác định tương đối rõ ràng và cụ thể nhưng qua thực tế cũng cho thấy là hiệu lực của hoạt động này không cao do quy định về trách nhiệm cập nhật cũng như báo cáo chưa được rõ ràng. Các đơn vị nằm trong các khu công nghiệp thông thường được Ban quản lý khu công nghiệp thông báo các văn bản yêu cầu mới, do đó về cơ bản việc cập nhật được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, các đơn vị nằm ngoài khu công nghiệp thì không phải lúc nào cũng được thông báo đầy đủ do đó việc cập nhật các văn bản yêu cầu pháp luật mới thường xuyên bị thiếu, đặc biệt là vào các thời điểm có nhiều văn bản mới được ban hành. Để cải tiến tính hiệu lực trong hoạt động cập nhật yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác, tổ chức cần thực hiện theo một số phương pháp sau:

- Định kỳ truy cập và các trang web của Bộ Tài nguyên và Môi trường theo địa chỉ www.monre.gov.vn
- Định kỳ hỏi cơ quan quản lý môi trường địa phương như Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng,               Sở Tài nguyên môi trường về các văn bản mới được ban hành.

Qua các nguồn thông tin trên, người chịu trách nhiệm sẽ phải lập báo cáo về hoạt động này. Báo cáo sẽ phải nêu lên được kết quả có hay không các yêu cầu pháp luật mới ban hành. Trên cơ sở báo cáo đó, người được phân công (EMR hoặc ban ISO) sẽ xem xét từng yêu cầu cụ thể và đánh giá ảnh hưởng đến EMS/EnMS đang được áp dụng từ đó sẽ có điều chỉnh thích hợp và tốt nhất là lập Danh mục cập nhật định kỳ.

Xem xét ảnh hưởng của yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác chưa đầy đủ:

Các yêu cầu pháp luật mới được ban hành có thể làm thay đổi đến EMS/EnMS đang được triển khai. Những sự thay đổi thông thường cần tập trung tập trung vào các yếu tố sau:
- Khía cạnh môi trường và khía cạnh môi trường có ý nghĩa và việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu quả năng lượng của tổ chức
- Thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu cũng như chương trình quản lý môi trường và năng lượng
- Giám sát và đo các chỉ tiêu môi trường và năng lượng
- Đánh giá sự tuân thủ yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác
- Báo cáo xem xét lãnh đạo.

Trên cơ sở so sánh với yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác mới được ban hành, tổ chức có thể phát hiện được các vấn đề chưa đáp ứng được yêu cầu, lưu ý rằng tập trung vào 5 vấn đề nêu trên để xem xét và tiến hành các hành động khắc phục /phòng ngừa để đảm bảo hệ thống luôn được duy trì và cải tiến liên tục. Hồ sơ việc xem xét sự ảnh hưởng này là một phần hồ sơ đánh giá sự tuân thủ.

Chưa thiết lập mục tiêu /tiêu chí đánh giá liên quan đến hoạt động đánh giá sự tuân thủ

Mặc dù các tiêu chuẩn không các chỉ rõ các chuẩn mực được sử dụng để đánh giá sự tuân thủ nhưng mục tiêu của đánh giá tuân thủ lại do chính tổ chức tự thực hiện điều này làm cho tổ chức lúng túng. Trong quá trình thực hiện tự đánh giá có thể lựa chọn sử dụng các tiêu chí bổ sung để đánh giá nhằm xác định những lĩnh vực, vấn đề, phạm vi mà hệ thống EMS/EnMS cần cập nhật.

Các tiêu chí đánh giá của các tổ chức khác nhau có thể chia làm 4 mức như sau:

-       Tuân thủ: Khi đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu thiết yếu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến tổ chức.

-       Hầu như tuân thủ: Khi có chỉ có một số thiếu sót nhỏ và tổ chức có thể đạt được sự tuân thủ hoàn toàn trong một khung thời gian theo quy định.

-       Về cơ bản là không tuân thủ: có những thiếu sót nghiêm trọng khó có thể sửa chữa, khắc phục trong việc đáp ứng các yêu cầu thiết yếu pháp luật và các yêu cầu khác

-       Không tuân thủ: thực tế không triển khai các nguyên tắc cơ bản

-       Không áp dụng: không áp dụng do đặc điểm thể chế, pháp lý và cấu trúc của hệ thống không phù hợp

Hồ sơ các tiêu chỉ đánh giá và các kết luận về mức độ tuân thủ phải được duy trì.

Tần suất đánh giá sự tuân thủ trong ISO 50001 được chỉ rõ Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác phải được xem xét tại các khoảng thời gian xác định. Vậy khoảng thời gian xác định là bao nhiêu là phù hợp cho tổ chức điều này phụ thuộc vào kỳ hoạt động kinh doanh, mức độ bao phủ của  việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu quả năng lượng của tổ chức, có thể tính đến cả sự phù hợp chu kỳ số liệu theo dõi để so sánh đường năng lượng cơ sở. Khoảng thời gian này thường được đề xuất là 12 tháng.

Cuối cùng hồ sơ đánh giá các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu được kết chuyển vào Xem xét của lãnh đạo.