Trang

Thứ Ba, 13 tháng 3, 2012

Đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu luật pháp và yêu cầu khác

Bài viết này dựa trên yêu cầu của khách hàng về “Việc đáp ứng yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác cũng như yêu cầu đánh giá sự tuân thủ là một trong những vấn đề quan trọng trong quá trình thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường (EMS) cũng như hệ thống quản lý năng lượng (EnMS) nhằm đáp ứng ISO 14001:2004 và ISO 50001:2011” hơn nữa nó hỗ trợ cho những cam kết mạnh mẽ của Lãnh đạo cao nhất trong tuyên bố Chính sách môi trường và năng lượng. Chúng ta hãy xem chi tiết các yêu cầu này:

ISO 14001:2004 chỉ rõ:

4.3.2 Yêu cầu về pháp luật pháp và yêu cầu khác

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một (hoặc các) thủ tục để:
a) Nhận biết và tiếp cận với các yêu cầu về pháp luật thích hợp với các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành có liên quan với các khía cạnh môi trường của mình.
b) Xác định cách thức áp dụng các yêu cầu này đối với các khía cạnh môi trường của tổ chức.
Tổ chức phải đảm bảo rằng các yêu cầu về pháp luật tương ứng với các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành cần đựợc xem xét khi thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý môi trường cho mình.

4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ
4.5.2.1 Nhất quán với cam kết tuân thủ của mình, tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một (hoặc các) thủ tục về định kỳ đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu luật pháp có thể được áp dụng.
Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ của các kết quả đánh giá định kỳ.
4.5.2.2 Tổ chức phải đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu khác mà tổ chức đề ra. Tổ chức có thể kết hợp việc đánh giá này với việc đánh giá sự tuân thủ pháp luật đã nêu trong 4.5.2.1 hoặc thiết lập một (hoặc các) thủ tục riêng.
Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ của các kết quả đánh giá định kỳ.


ISO 50001:2011 chỉ rõ:

4.4.2 Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác
Tổ chức phải nhận biết, thực hiện và có hình thức truy cập thích hợp với các yêu cầu pháp luật
và các yêu cầu khác có liên quan tới việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu quả năng lượng của tổ chức.
Tổ chức phải xác định cách thức áp dụng các yêu cầu này tới việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu
quả năng lượng của tổ chức và phải đảm bảo rằng các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác
này được xét đến trong việc thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý năng lượng.
Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác phải được xem xét tại các khoảng thời gian xác định

4.6.2 Đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác
Tại các khoảng thời gian đã hoạch định, tổ chức phải đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu
pháp luật và yêu cầu khác có liên quan tới việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng của tổ chức.
Hồ sơ kết quả của việc đánh giá sự tuân thủ phải được duy trì.


Tuy nhiên việc hiểu một cách thấu đáo và áp dụng có hiệu lực đang là những khó khăn thách thức bởi tính không cụ thể thực hiện của tiêu chuẩn ISO để áp dụng cho mọi loại hình tổ chức. Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác là một yếu tố có liên quan mật thiết đến quá trình thực hiện EMS và EnMS, từ việc xác định/cập nhật các yếu tố pháp luật liên quan, xem xét yêu cầu pháp luật mới được ban hành có thể làm ảnh hưởng đến EMS/EnMS đang được triển khai, thiết lập mục tiêu /tiêu chí đánh giá liên quan đến hoạt động đánh giá sự tuân thủ và cuối cùng kết nối vào xem xét của Lãnh đạo. Thực tế áp dụng tại nhiều tổ chức chỉ ra rằng:

Cập nhật yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác còn yếu:
Một trong những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và ISO 50001 là tính cập nhật yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác, đồng thời phải xem xét đến các yêu cầu này trong quá trình thực hiện, duy trì và cải tiến EMS/EnMS. Chính vì vậy, nếu như các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác không được cập nhật một cách thường xuyên và đầy đủ thì hàng loạt yếu tố của EMS/EnMS không được thực hiện theo. Đồng thời quá trình xem xét các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác để áp dụng vào EMS/EnMS cũng không được thực hiện. Các biện pháp sau đây thường được áp dụng để cập nhật nội dung này:
- Thông qua công báo
- Dựa vào các trang web
- Thông tin với đơn vị tư vấn
- Thông qua cơ quan quản lý hữu quan
- Thông qua đơn vị tư vấn luật
Có thể thấy rằng, mặc dù phương pháp cập nhật được xác định tương đối rõ ràng và cụ thể nhưng qua thực tế cũng cho thấy là hiệu lực của hoạt động này không cao do quy định về trách nhiệm cập nhật cũng như báo cáo chưa được rõ ràng. Các đơn vị nằm trong các khu công nghiệp thông thường được Ban quản lý khu công nghiệp thông báo các văn bản yêu cầu mới, do đó về cơ bản việc cập nhật được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, các đơn vị nằm ngoài khu công nghiệp thì không phải lúc nào cũng được thông báo đầy đủ do đó việc cập nhật các văn bản yêu cầu pháp luật mới thường xuyên bị thiếu, đặc biệt là vào các thời điểm có nhiều văn bản mới được ban hành. Để cải tiến tính hiệu lực trong hoạt động cập nhật yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác, tổ chức cần thực hiện theo một số phương pháp sau:
- Định kỳ truy cập và các trang web của Bộ Tài nguyên và Môi trường theo địa chỉ www.monre.gov.vn
- Định kỳ hỏi cơ quan quản lý môi trường địa phương như Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng,               Sở Tài nguyên môi trường về các văn bản mới được ban hành.
Qua các nguồn thông tin trên, người chịu trách nhiệm sẽ phải lập báo cáo về hoạt động này. Báo cáo sẽ phải nêu lên được kết quả có hay không các yêu cầu pháp luật mới ban hành. Trên cơ sở báo cáo đó, người được phân công (EMR hoặc ban ISO) sẽ xem xét từng yêu cầu cụ thể và đánh giá ảnh hưởng đến EMS/EnMS đang được áp dụng từ đó sẽ có điều chỉnh thích hợp và tốt nhất là lập Danh mục cập nhật định kỳ.

Xem xét ảnh hưởng của yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác chưa đầy đủ:
Các yêu cầu pháp luật mới được ban hành có thể làm thay đổi đến EMS/EnMS đang được triển khai. Những sự thay đổi thông thường cần tập trung tập trung vào các yếu tố sau:
- Khía cạnh môi trường và khía cạnh môi trường có ý nghĩa và việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu quả năng lượng của tổ chức
- Thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu cũng như chương trình quản lý môi trường và năng lượng
- Giám sát và đo các chỉ tiêu môi trường và năng lượng
- Đánh giá sự tuân thủ yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác
- Báo cáo xem xét lãnh đạo.
Trên cơ sở so sánh với yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác mới được ban hành, tổ chức có thể phát hiện được các vấn đề chưa đáp ứng được yêu cầu, lưu ý rằng tập trung vào 5 vấn đề nêu trên để xem xét và tiến hành các hành động khắc phục /phòng ngừa để đảm bảo hệ thống luôn được duy trì và cải tiến liên tục. Hồ sơ việc xem xét sự ảnh hưởng này là một phần hồ sơ đánh giá sự tuân thủ.
Chưa thiết lập mục tiêu /tiêu chí đánh giá liên quan đến hoạt động đánh giá sự tuân thủ
Mặc dù các tiêu chuẩn không các chỉ rõ các chuẩn mực được sử dụng để đánh giá sự tuân thủ nhưng mục tiêu của đánh giá tuân thủ lại do chính tổ chức tự thực hiện điều này làm cho tổ chức lúng túng. Trong quá trình thực hiện tự đánh giá có thể lựa chọn sử dụng các tiêu chí bổ sung để đánh giá nhằm xác định những lĩnh vực, vấn đề, phạm vi mà hệ thống EMS/EnMS cần cập nhật.
Các tiêu chí đánh giá của các tổ chức khác nhau có thể chia làm 4 mức như sau:
-       Tuân thủ: Khi đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu thiết yếu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến tổ chức.
-       Hầu như tuân thủ: Khi có chỉ có một số thiếu sót nhỏ và tổ chức có thể đạt được sự tuân thủ hoàn toàn trong một khung thời gian theo quy định.
-       Về cơ bản là không tuân thủ: có những thiếu sót nghiêm trọng khó có thể sửa chữa, khắc phục trong việc đáp ứng các yêu cầu thiết yếu pháp luật và các yêu cầu khác
-       Không tuân thủ: thực tế không triển khai các nguyên tắc cơ bản
-       Không áp dụng: không áp dụng do đặc điểm thể chế, pháp lý và cấu trúc của hệ thống không phù hợp
Hồ sơ các tiêu chỉ đánh giá và các kết luận về mức độ tuân thủ phải được duy trì.
Tần suất đánh giá sự tuân thủ trong ISO 50001 được chỉ rõ Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác phải được xem xét tại các khoảng thời gian xác định. Vậy khoảng thời gian xác định là bao nhiêu là phù hợp cho tổ chức điều này phụ thuộc vào kỳ hoạt động kinh doanh, mức độ bao phủ của  việc sử dụng, tiêu thụ và hiệu quả năng lượng của tổ chức, có thể tính đến cả sự phù hợp chu kỳ số liệu theo dõi để so sánh đường năng lượng cơ sở. Khoảng thời gian này thường được đề xuất là 12 tháng.
Cuối cùng hồ sơ đánh giá các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu được kết chuyển vào Xem xét của lãnh đạo.

Thứ Bảy, 10 tháng 3, 2012

Xây dựng hệ thống quản lý năng lượng theo tiêu chuẩn ISO 50001: 2011


Bài viết này sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến những nỗ lực bền vững, thông qua quản lý năng lượng vì nó liên quan đến ISO 50001, Hệ thống quản lý năng lượng (EnMS). Để một mức độ nào đó, họ là điều tương tự. Quản lý năng lượng giúp duy trì hoạt động kinh doanh trên nhiều cấp độ: giảm chi phí điều hành và chi phí, giảm lượng khí thải carbon, năng lượng hiểu biết sử dụng thiết bị năng lượng tiêu thụ và sự hiểu biết các nguồn năng lượng của bạn.

Phần khó nhất của việc bắt đầu trong quá trình bất kỳ là: biết bắt đầu từ đâu. Nếu bạn có một hệ thống quản lý (QMS) hoặc hệ thống quản lý môi trường (EMS), sau đó bắt đầu của bạn là dễ dàng hơn.
Đầu tiên: xác định và tài liệu phạm vi của EnMS của bạn. Thách thức có thể được xác định nếu phạm vi năng lượng của bạn là giống như các phạm vi hệ thống đã có của bạn (QMS, EMS). Nó sẽ giải quyết các ranh giới tương tự ra sao? Bạn có cân nhắc đặc biệt đối với phạm vi năng lượng của bạn không? Bởi tiêu thụ năng lượng của bạn, cường độ, hiệu quả và sử dụng có thể là khác nhau. Mặt khác, ranh giới của bạn có thể cũng được thành lập và do đó,tương tự như hệ thống quản lý khác của bạn.

4.1 Yêu cầu chung, điều khoản này yêu cầu một phạm vi tài liệu và xác định làm thế nào bạn sẽ đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn để đạt được cải tiến liên tục của năng lượng của bạn hiệu suất và EnMS.

4.2 Trách nhiệm của lãnh đạo, điều khoản này có hai yêu cầu 4.2.1 Khái quát và 4.2.2 Vai trò, Trách nhiệm và quyền hạn. Đối với yêu cầu "4.2.1 Khát quát" là tương tự như QMS và EMS. Lãnh đạo cao nhất phải:
• Thiết lập chính sách năng lượng;
• Bổ nhiệm một đại diện quản lý và phê duyệt đội ngũ EnMS;
• Cung cấp các nguồn lực;
• Xác định phạm vi và ranh giới của EnMS;
• Trao đổi thông tin;
• Đảm bảo mục tiêu năng lượng và các mục tiêu được thiết lập;
• Đảm bảo chỉ số hiệu suất năng lượng (EnPIs) được thiết lập là phù hợp;
• Xem xét hiệu suất năng lượng trong kế hoạch dài hạn;
• Tiến hành xem xét của lãnh đạo.

Và "4.2.2 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn", yêu cầu lãnh đạo cao nhất bổ nhiệm một đại diện lãnh đạo quản lý năng lượng có nhiệm vụ bao gồm:
• Đảm bảo các EnMS được thành lập, triển khai thực hiện, duy trì, và liên tục cải thiện;
• Báo cáo về việc thực hiện của EnMS và những thay đổi trong hiệu suất năng lượng;
• Xác định người (s) để làm việc với sự hỗ trợ của hoạt động quản lý năng lượng;
• Lập kế hoạch và hoạt động quản lý năng lượng trực tiếp để hỗ trợ các chính sách năng lượng;
• Xác định và giao trách nhiệm và quyền;
• Xác định tiêu chuẩn và phương pháp cần thiết để đảm bảo hoạt động và kiểm soát của EnMS hiệu quả
• Tăng cường nhận thức về chính sách năng lượng và mục tiêu.

    
4.3 Chính sách năng lượng, yêu cầu cam kết quản lý cao nhất để đảm bảo năng lượng Chính sách:
• Phù hợp với tính chất và quy mô của việc sử dụng năng lượng và tiêu thụ;
• Bao gồm một cam kết cải tiến liên tục hiệu suất năng lượng;
• Bao gồm một cam kết để đảm bảo sự sẵn có của thông tin và nguồn lực cần thiết để đạt
  được mục tiêu và mục tiêu;
• Bao gồm một cam kết để thực hiện theo yêu cầu áp dụng pháp luật khác để họ đăng ký liên
  quan đến  tiêu thụ năng lượng, sử dụng và hiệu quả;
• Cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu năng lượng và các mục tiêu;
• Hỗ trợ việc mua các sản phẩm năng lượng hiệu quả và dịch vụ, và thiết kế cho năng lượng
  hiệu suất cải  thiện;
• Nội dung tài liệu, truyền thông, và hiểu rõ;
• Được thường xuyên xem xét và cập nhật khi cần thiết.

4.4 HOẠCH ĐỊNH NĂNG LƯỢNG

Có sáu phần Hoạch định Năng lượng: Pháp lý và yêu cầu khác; Xem xét năng lượng, Đường năng lượng cơ sở, Chỉ số hiệu suất năng lượng và Mục tiêu, chỉ tiêu và Kế hoạch hành động.

4.4.1 Tổng quát. Tổng điều khoản yêu cầu bạn tiến hành các tài liệu và lập kế hoạch năng lượng bao gồm các điều khoản đề cập ở trên. Năng lượng lập kế hoạch dẫn đến các hoạt động để cải thiện hiệu suất năng lượng và liên quan đến việc xem xét lại các hoạt động mà có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng năng lượng và tiêu thụ, hoặc liên quan đến họ trong một ý nghĩa rộng lớn hơn. Sau khi đưa dữ liệu này và thông tin với nhau, một loạt các công cụ và kỹ thuật có sẵn để phát triển các kết quả đầu ra lập kế hoạch năng lượng.

4.4.2 Pháp lý và yêu cầu khác. Những yêu cầu pháp lý và điều khoản khác "được diễn đạt tương tự với EMS". Bạn cần phải xác định và có quyền truy cập để áp dụng các quy phạm pháp luật và các yêu cầu khác mà bạn đăng ký liên quan đến sử dụng năng lượng. Bạn cần phải xác định các yêu cầu này áp dụng đối với tiêu thụ năng lượng, sử dụng và hiệu quả và đảm bảo các yêu cầu pháp lý khác mà bạn đăng ký được xem xét khi thiết lập, thực hiện và duy trì EnMS.

4.4.3 Đánh giá năng lượng. Xem xét năng lượng chỉ ra sự cần thiết để phát triển một hệ thống quản lý năng lượng. Các phương pháp và tiêu chuẩn được sử dụng để phát triển đánh giá năng lượng sẽ được tài liệu. Để phát triển đánh giá năng lượng, bạn cần phải phân tích sử dụng năng lượng dựa trên đo lường và các dữ liệu khác, bao gồm:
• Xác định các nguồn năng lượng hiện nay;
• Đánh giá việc sử dụng và tiêu thụ năng lượng trong quá khứ và hiện tại;
• Ước tính sử dụng năng lượng trong tương lai và tiêu dùng.
• Dựa trên phân tích sử dụng năng lượng, xác định các lĩnh vực sử dụng năng lượng đáng kể và tiêu thụ:
• Xác định cơ sở vật chất, thiết bị, hệ thống, quy trình và nhân viên làm việc có ảnh hưởng đáng kể đến việc sử dụng năng lượng và tiêu thụ;
• Xác định các biến khác có liên quan ảnh hưởng đến sử dụng năng lượng đáng kể;
• Xác định hiệu suất hiện tại của cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống và quy trình liên quan
xác định mục đích sử dụng năng lượng đáng kể;
• Ước tính trong tương lai năng lượng sử dụng và tiêu dùng.  
  Xác định, ưu tiên, và cơ hội ghi lại cho cải thiện hiệu suất năng lượng, bao gồm,áp dụng, nguồn năng lượng tiềm năng, sử dụng năng lượng tái tạo, hoặc các nguồn năng lượng thay thế.
      Các dạng năng lượng được xem xét cần phải được cập nhật tại khoảng thời gian xác định và sự thay đổi lớn trong cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống, hoặc các quá trình.

4.4.4 Đường cơ sở Năng lượng. Điều khoản về đường cơ sở năng lượng, đòi hỏi một cơ sở năng lượng được thành lập bằng cách sử dụng thông tin trong việc xem xét năng lượng ban đầu và xem xét một dữ liệu
giai đoạn phù hợp với việc sử dụng năng lượng. Thay đổi trong hiệu suất năng lượng cần được đo đối với năng lượng đường cơ sở. Điều chỉnh đường cơ sở được thực hiện khi:
• Các chỉ số hiệu suất năng lượng không còn phản ánh sử dụng năng lượng;
• Đã có những thay đổi lớn đối với quá trình này, mô hình hoạt động, hoặc các hệ thống năng lượng;
• Theo một phương pháp xác định trước. Điều này cần phải được duy trì và ghi nhận.

4.4.5 Các chỉ số hiệu suất năng lượng. Các chỉ số hiệu suất năng lượng (EnPIs) là một tiểu điều khoản bạn cần xác định các EnPIs thích hợp để theo dõi và đo lường hiệu suất năng lượng. Phương pháp xác định và cập nhật EnPIs được ghi lại và thường xuyên xem xét lại. EnPIs phải được xem xét và so sánh với
năng lượng cơ sở thường xuyên.

4.4.6 Mục tiêu, chỉ tiêu và Kế hoạch hành động. Đây là điều khoản cuối cùng của Hoạch định năng lượng, các mục tiêu, chỉ tiêu và Kế hoạch hành động là một lần nữa giống như tiêu chuẩn EMS, nơi bạn cần phải thiết lập, thực hiện và duy trì tài liệu về mục tiêu và chỉ tiêu năng lượng trong tổ chức. Khung thời gian cần phải được thiết lập để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu. Các mục tiêu và chỉ tiêu cần phải
phù hợp với chính sách năng lượng. Chỉ tiêu sẽ được phù hợp với các mục tiêu. Khi thiết lập và xét các mục tiêu và chỉ tiêu, bạn cần phải đưa vào yếu tố như:
• Pháp lý và các yêu cầu khác,
• Sử dụng năng lượng đáng kể, và cơ hội cải thiện hiệu suất
   năng lượng được xác định trong năng lượng xem xét;
• Tài chính, hoạt động và điều kiện kinh doanh
• Công nghệ lựa chọn;
• Quan điểm của các bên quan tâm.

     Bạn cần thiết lập, thực hiện, và duy trì các kế hoạch hành động quản lý năng lượng để đạt được của bạn
mục tiêu và chỉ tiêu. Các kế hoạch hành động quản lý năng lượng cần bao gồm:
• Chỉ định trách nhiệm;
• Các phương tiện và khung thời gian mà mục tiêu cá nhân phải đạt được;
• Một tuyên bố của phương pháp mà một sự cải tiến về hiệu suất năng lượng sẽ được xác nhận;
• Một tuyên bố của phương pháp xác minh kết quả của các kế hoạch hành động.
Các kế hoạch hành động quản lý năng lượng cần được tài liệu, và cập nhật trong khoảng thời gian xác định.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều sự phối hợp có thể được sử dụng từ hệ thống chất lượng và môi trường.

4.5 THỰC HIỆN VÀ HÀNH ĐỘNG

Phần này của tiêu chuẩn có bảy phần: Năng lực, đào tạo và nâng cao nhận thức; Trao đổi thông tin, Tài liệu, Kiểm soát hoạt động; Thiết kế, Mua sắm và Dịch vụ Năng lượng, Sản phẩm và thiết bị. Những phần này liên quan chặt chẽ đến yêu cầu của QMS và EMS.

4.5.1 Tổng quát: Các điều khoản chung đơn giản là một tổ chức cần phải sử dụng kế hoạch hành động và đầu ra kết quả khác từ quá trình lập kế hoạch thực hiện và hoạt động.

4.5.2 Năng lực, đào tạo và nâng cao nhận thức: Điều khoản Năng lực, đào tạo và nâng cao nhận thức tương tự như EMS. Điều này áp dụng cho nhân viên và những người làm việc của tổ chức có liên quan mục đích sử dụng năng lượng đáng kể của bạn. Nhu cầu đào tạo phải được xác định. Sau đó, đào tạo hoặc một số khác hành động được thực hiện để đáp ứng những nhu cầu đó. Hồ sơ của các hoạt động này cũng phải được duy trì. Ngoài ra, nhân viên và người làm việc trên danh nghĩa của tổ chức cần phải được thực hiện nhận thức của các sau đây:
• Tầm quan trọng của sự phù hợp với chính sách năng lượng, thủ tục và các yêu cầu của EnMS;
• Làm thế nào họ giúp đỡ hoặc tham gia trong việc đạt được các yêu cầu này;
• Lợi ích của việc cải thiện hiệu suất năng lượng và
• Tác động (thực tế hoặc tiềm năng) liên quan đến việc sử dụng năng lượng và tiêu thụ các hoạt động của họ và hành vi góp phần vào việc đạt được các mục tiêu năng lượng và các chỉ tiêu, tiềm năng hậu quả của việc chệch khỏi các thủ tục quy định.

4.5.3 Thông tin. Thông tin tương tự như những gì được tìm thấy trong một EMS. Bạn cần giao tiếp nội bộ liên quan đến hiệu suất năng lượng và EnMS của nó, là thích hợp. Bạn cần thiết lập và thực hiện một quá trình mà bất kỳ người nào làm việc, hoặc thay mặt cho các tổ chức  có thể đưa ra nhận xét hoặc đề nghị cải tiến các EnMS. Bạn quyết định giao tiếp y bên ngoài về chính sách năng lượng, EnMS của bạn và hiệu suất năng lượng và tài liệu quyết định trách nhiệm của bạn. Nếu quyết định là để giao tiếp bên ngoài, bạn cần phải thiết lập và thực hiện một phương pháp cho truyền thông bên ngoài.

4.5.4 Tài liệu: Các điều khoản tài liệu liên quan chặt chẽ như QMS và EMS. Các điều khoản có hai điểm, liên quan đến yêu cầu Tài liệu và Kiểm soát văn bản.

4.5.4.1 Yêu cầu tài liệu: Bạn cần phải thiết lập, thực hiện và duy trì thông tin, giấy, điện tử hoặc bất kỳ phương tiện truyền thông khác, để mô tả các yếu tố cốt lõi của EnMS và tương tác của họ. Các tài liệu EnMS bao gồm:
     • Phạm vi và ranh giới của EnMS;
     • Chính sách Năng lượng;
        • Năng lượng mục tiêu, mục tiêu và kế hoạch hành động;
• Các tài liệu, kể cả hồ sơ, yêu cầu của tiêu chuẩn;
• Các tài liệu khác được xác định bởi các tổ chức là cần thiết.

Mức độ tài liệu có thể khác nhau cho các tổ chức khác nhau vì những lý do sau đây:
• Quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động;
• Tính phức tạp của các quá trình và tương tác của họ;
• Thẩm quyền của nhân viên.

4.5.4.2 Kiểm soát tài liệu. Các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn và EnMS của bạn cần phải được kiểm soát, bao gồm tài liệu hướng dẫn kỹ thuật khi thích hợp. Bạn cần phải thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục (s):
• Phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành;
• Định kỳ xem xét và cập nhật khi cần thiết;
• Đảm bảo rằng những thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện tại của tài liệu được xác định;
• Đảm bảo rằng các phiên bản có liên quan của các tài liệu có sẵn tại các điểm sử dụng;
• Đảm bảo rằng các tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết;
• Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngoài cần thiết cho việc lập kế hoạch và hoạt động của các EnMS được xác định và phân phối chúng được kiểm soát;
• Ngăn chặn việc sử dụng ngoài ý muốn của tài liệu lỗi thời  và phù hợp xác định những người được giữ lại cho bất kỳ mục đích.

4.5.5 Kiểm soát điều hành. Các điều khoản kiểm soát chặt chẽ hoạt động tương tự như hệ thống EMS yêu cầu Kiểm soát điều hành (4.4.6). Bạn cần lập kế hoạch các hoạt động liên quan đến năng lượng đáng kể của tổ chức sử dụng để phù hợp với chính sách năng lượng, mục tiêu, chỉ tiêu và kế hoạch hành động.
Điều này phải được thực hiện theo các điều kiện được kiểm soát đó là:
• Thiết lập và thiết lập tiêu chuẩn hoạt động và duy trì hiệu quả sử dụng năng lượng đáng kể hoặc trường hợp có thể không dẫn đến một độ lệch đáng kể hiệu suất năng lượng hiệu quả;
• Vận hành và duy trì cơ sở vật chất, quy trình, hệ thống và thiết bị phù hợp với hoạt động tiêu chuẩn;
• Thông tin liên lạc thích hợp của kiểm soát hoạt động cho người làm việc liên quan.

Như đã nói, các yêu cầu này là rất tương tự và dễ dàng tích hợp với một EMS hiện có. Lưu ý: "Khi lập kế hoạch ứng phó hoặc các tình huống khẩn cấp hoặc thảm họa tiềm năng, bao gồm cả mua sắm thiết bị, bạn có thể chọn để bao gồm hiệu suất năng lượng trong việc xác định nó sẽ phản ứng như thế nào những tình huống này. "Theo tiêu chuẩn EnMS không có tình trạng khẩn cấp và đáp ứng điều khoản cụ thể, có một nhu cầu lập kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp và diễn tập có hiệu lực.

4.5.6 Thiết kế. Điều khoản thiết kế tương tự như các yêu cầu của hệ thống QMS (7.3, Thiết kế và Phát triển).
Trong trường hợp này, bạn cần phải xem xét cơ hội cải thiện hiệu suất năng lượng và kiểm soát hoạt động trong thiết kế mới, sửa đổi và cải tạo cơ sở vật chất, thiết bị, hệ thống và quá trình có thể có một tác động đáng kể về hiệu suất năng lượng của nó. Các kết quả của năng lượng đánh giá hiệu năng được bố trí ở nơi thích hợp vào thiết kế, đặc điểm kỹ thuật và hoạt động mua sắm của dự án có liên quan và kết quả của các hoạt động thiết kế được ghi lại.


        4.5.7 Mua sắm Dịch vụ Năng lượng, Sản phẩm và thiết bị. Điều khoản này yêu cầu rằng, cũng như
bạn di chuyển theo hướng tăng hiệu quả trong hiệu suất năng lượng, các yếu tố đầu vào thiết kế đã nói ở trên trở thành các kết quả đầu ra trong việc mua thiết bị, sản phẩm và dịch vụ khác. Khi mua sắm năng lượng dịch vụ, sản phẩm và thiết bị có, hoặc có thể có một tác động về sử dụng năng lượng đáng kể, cần phải thông báo cho các nhà cung cấp mua sắm một phần được đánh giá trên cơ sở của hiệu suất năng lượng.
Bạn cần thiết lập và thực hiện các tiêu chí để đánh giá năng lượng sử dụng, tiêu thụ và hiệu quả trong đời điều hành kế hoạch hoặc dự kiến ​​khi mua sắm năng lượng sử dụng sản phẩm, thiết bị và dịch vụ được dự kiến ​​sẽ có một tác động đáng kể về năng lượng của tổ chức hiệu suất. Bạn cần xác định và tài liệu chi tiết kỹ thuật mua năng lượng, áp dụng cho sử dụng năng lượng hiệu quả. Một phân tích chu kỳ sống có thể trở thành một trong những công cụ xác định lựa chọn tiêu chí.

4.6 KIỂM TRA

Đây là tập hợp các điều khoản nhằm kiểm tra và xác minh cân bằng của hệ thống quản lý năng lượng là triển khai thực hiện. Nó có năm tiểu yêu cầu: Theo dõi, đo lường và phân tích, Đánh giá tuân thủ với các yêu cầu pháp luật, Đánh giá nội bộ EnMS, Sự không phù hợp, chỉnh sửa, hành động khắc phục và phòng ngừa và Kiểm soát hồ sơ.
4.6.1 Giám sát, đo lường và phân tích. Điều khoản này là giống như tất cả các yêu cầu của hệ thống EMS và QMS, tổ chức phải thực hiện và chính minh có hiệu lực các hoạt động này nhằm xác định hiệu suất năng lượng được theo dõi, đo lường và phân tích ở khoảng thời gian kế hoạch. Đặc điểm tối thiểu bao gồm: kết quả đầu ra của việc xem xét năng lượng, sử dụng năng lượng đáng kể, với của nó mối quan hệ giữa việc sử dụng và Năng lượng Hiệu suất tiêu thụ; Các chỉ số (EnPIs) và hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu và mục tiêu.
Ngoài ra, các kết quả từ theo dõi và đo lường cần được ghi lại.
Một xem xét được xác định và định kỳ nhu cầu đo lường là cần thiết.
Thiết bị sử dụng trong việc theo dõi và dữ liệu đo phải chính xác và lặp lại, với phù hợp hiệu chỉnh hồ sơ.
Một cuộc điều tra và đáp ứng để có ý nghĩa độ lệch trong hiệu suất năng lượng, với kết quả, cần phải được duy trì.
4.6.2 Đánh giá tuân thủ pháp luật khác. Điều khoản này có yêu cầu cơ sở tương tự như
EMS. Tại kỳ theo kế hoạch, tổ chức phải đánh giá phù hợp với pháp luật và các
yêu cầu họ đăng ký có liên quan đến việc sử dụng năng lượng của họ, chống lại các hồ sơ của trước đó đánh giá.
4.6.3 Đánh giá nội bộ của EnMS. Bạn cần phải thực hiện đánh giá nội bộ để đảm bảo rằng các EnMS phù hợp với thỏa thuận của họ, và rằng tiêu chuẩn và thực hiện hiệu quả và duy trì. Kế hoạch đánh giá nội bộ và tiến độ được phát triển xem xét tình trạng và tầm quan trọng của quy trình và các khu vực được kiểm toán cũng như các kết quả kiểm toán trước. Việc lựa chọn đánh giá viên và tiến hành trong quá trình đánh giá cần phải đảm bảo khách quan và tính công bằng của quá trình đánh nội bộ. Hồ sơ của các kết quả kiểm toán cần phải được duy trì và kết quả báo cáo cho lãnh đạo cao nhất

       4.6.4 sự không phù hợp, hiệu chỉnh, sửa chữa, và hành động dự phòng. Bạn cần phải chắc chắn họ
       có thủ tục (s) để đối phó với sự không phù hợp thực tế và tiềm năng và cho việc khắc phục và hành động
       phòng ngừa.
Các thủ tục xác định các yêu cầu:
• Rà soát sự không phù hợp hoặc không phù hợp tiềm năng và xác định nguyên nhân của họ;
• Đánh giá sự cần thiết phải hành động để đảm bảo rằng sự không phù hợp không xảy ra (dự phòng)
   và / hoặc xuất hiện trở lại (hiệu chỉnh);
• Xác định và thực hiện các hành động thích hợp cần thiết;
• Duy trì hồ sơ của các hành động khắc phục và phòng ngừa;
• Rà soát hiệu quả của các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa.

Hành động khắc phục và phòng ngừa cần phải phù hợp với độ lớn của thực tế hoặc tiềm năng vấn đề, cũng như những hậu quả sự cố năng lượng gặp phải. Sau đó thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết đến tài liệu EnMS.

4.6.5 Kiểm soát hồ sơ. Bạn cần phải duy trì hồ sơ cần thiết để chứng tỏ sự phù hợp tiêu chuẩn, bao gồm kết quả hiệu suất năng lượng đạt được. Bạn sẽ cần phải xác định và thực hiện điều khiển cho việc xác định, thu hồi và lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ cần phải luôn rõ ràng, nhận biết và theo dõi các sản phẩm có liên quan, hoạt động hoặc dịch vụ.

4.7 XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

4.7.1 Khát quát. Vào khoảng thời gian kế hoạch Lãnh đạo cao nhất cần phải xem xét các EnMS đảm bảo nó luôn thích hợp, thỏa đáng và hiệu quả, với các hồ sơ quản lý xem xét duy trì.

4.7.2 Đầu vào xem xét của lãnh đạo. Đầu vào cho việc xem xét của lãnh đạo cần phải bao gồm:
• Thực hiện theo hành động từ đánh giá quản lý trước đây;
• Nhận xét về các chính sách năng lượng;
• Đánh giá về hiệu suất năng lượng và EnPIs liên quan;
• Đánh giá sự tuân thủ pháp luật và những thay đổi trong các yêu cầu pháp lý khác;
• Mức độ đạt được các mục tiêu năng lượng và các mục tiêu đã được đáp ứng;
• EnMS kết quả kiểm toán, tình trạng của các hành động khắc phục và phòng ngừa;
• Dự kiến ​​hiệu suất năng lượng cho giai đoạn sau, khi thích hợp;
• Các khuyến nghị để cải thiện.

4.7.3 Đầu ra xem xét của lãnh đạo. Kết quả đầu ra từ việc xem xét quản lý cần phải bao gồm bất kỳ quyết định hoặc hành động liên quan đến:
• Thay đổi trong việc thực hiện năng lượng của tổ chức;
• Thay đổi để chính sách năng lượng;
• Thay đổi để các EnPIs;
• Thay đổi mục tiêu, chỉ tiêu hoặc các yếu tố khác của EnMS, phù hợp với bạn cam kết cải tiến liên tục;
• Phân bổ các nguồn lực.  


Đối với những tổ chức có một hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn 14001, ISO 9001, hoặc hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO khác, các yêu cầu này trở nên dễ tiếp cận hơn. Đối với hoạt động năng lượng với một hệ thống quản lý hiện tại có thể làm cho việc thực hiện của một EnMS dễ dàng hơn, ví dụ như bạn đã có các nền tảng hiện về sự hiểu biết về các yếu cầu phổ biến, chẳng hạn như Đào tạo, Kiểm soát tài liệu và Hồ sơ, vvv

TÓM TẮT

Thực hiện một EnMS là tiết kiệm một khoản chi phí / chi phí năng lượng, quá trình thúc đẩy bởi các yêu cầu :
• Chứng minh hiệu quả năng lượng là liên tục;
• Hệ thống quy trình và thủ tục để xác định việc sử dụng năng lượng và tiêu dùng, bao gồm cả những  xác định là đáng kể;
• Xây dựng một đường cơ sở, sử dụng dữ liệu để chứng minh hiệu quả năng lượng;
• Xây dựng mục tiêu (chỉ tiêu), với các mục tiêu phụ trợ (mức độ nào bạn muốn để đạt được các  kế hoạch mục tiêu) và hành động (phương pháp và trách nhiệm xác định để đáp ứng các mục tiêu và  mục tiêu);
• Thực hiện các quy trình để đào tạo nhân viên, trao đổi thông tin, tài liệu và hồ sơ kiểm soát, kiểm soát hoạt động, thiết kế và mua sắm;
• Kiểm tra các quy trình có hiệu quả và thực hiện các quy trình để sửa chữa cho tiềm năng và các vấn đề thực tế;
• Thu hút sự tham gia quản lý trong việc xác định tổng thể của việc thực hiện EnMS.